校长交流群里隔三差五就有人问：课消老是算不清，前台记一本、顾问记一本，月底对不上，做个官网能不能把这个事一起管了？每次我都得先把话说开：教育培训网站建站和学员管理，是两件工程，边界先弄清，钱才不花错地方。问到底，很多校长是想让一个获客工具去干教务的活，角色先错位了。
官网的活儿，管理系统的活儿
官网的本职是获客和展示：课程是什么、老师是谁、怎么约试听、怎么联系你，它面对的是还没交钱的家长。而课消、排课、续费提醒、请假补课，这些是给已经交钱的学员用的，属于教务管理的地盘，专业管理系统干这个比官网顺手得多，市面上成熟的教务系统一年几千块，功能齐全。
那官网在这件事里能干什么？能干的是窗口和数据入口：
- 学员或家长登录专区，查剩余课时、看上课记录，能省前台不少接电话的时间；
- 请假申请入口，家长在线提交，后台流转给教务，别让家长只能在微信里喊；
- 和教务系统打通，报名数据自动进学员档案，不用二次录入。
要提醒的是，打通这件事有成本。两套系统接口对接，一般要加八千到一万五的开发费，小机构学员就百来人，手工录入其实更划算，别为了自动化而自动化。
续费提醒这类事放哪做
续费提醒、课时预警，本质是销售和教务的活，放教务系统或由顾问按名单手动跟，比塞进官网靠谱。官网能配合的是展示：家长登录后看得见剩余课时和最近上课记录，心里有数，续费沟通就不容易起争执。工具各归各位，配合着用才顺。
先算人数，再上系统
我的建议一直很直接：学员两百人以下，官网做好获客，课消先用表格模板顶着，一年省下的钱够雇半个前台；超过两百人，再考虑官网加教务系统一体化。有个做书法培训的客户，学员一百三十人，一开始非要上全套系统，做完发现前台用不惯，又退回表格，一万多块打了水漂。
比格网络做教育培训网站建站时，遇到想把课消一起管的客户，我们都会先问一句：现在学员多少、前台几个人，再决定建议官网做多少。工具匹配规模才叫数字化，不匹配就是花架子。你先把自己机构的账捋一遍，再决定要不要动。
